1. 需求对接：确认来访方信息（人数、身份、行程目的、时间）、我方参与人员（主接领导、陪同人员）及核心议程。

2. 方案制定：规划行程（会议、参观、餐饮、住宿等环节），预订场地（会议室、酒店、餐厅）、交通（机票、车辆），准备物料（议程表、名牌、礼品、宣传资料）。

3. 细节确认：提前沟通餐饮禁忌（如清真、过敏），布置会场（设备调试、座位安排、横幅/投屏），通知相关人员时间与注意事项。

• 接待中：执行与保障

1. 现场对接：负责来访方的迎接、引导，协助签到，分发会议资料与名牌。

2. 流程把控：跟进会议/活动进度，及时协调突发问题（如设备故障、时间调整），确保各环节按计划推进。

3. 服务支持：保障餐饮、茶歇供应，协助安排参观、座谈等环节的衔接，满足来访方合理需求（如临时打印、行程调整）。

• 接待后：收尾与复盘

1. 送别与感谢：送别来访方，根据需求发送感谢函或后续对接资料。

2. 物料与费用：整理回收会议物料，统计接待费用并走报销流程，归档接待相关文件（照片、议程、沟通记录）。

3. 总结复盘：梳理接待中的问题与经验，优化后续接待流程（如常见需求提前准备、潜在风险预判）。